22. März 2026
Sieben KI-Prompts, die Ihren Büroalltag produktiver machen
Sieben sofort einsetzbare Prompts für ChatGPT, Claude und Co. — von der Eisenhower-Matrix bis zur Projekt-Zerlegung. Struktur, Effizienz und Leichtigkeit für den Büroalltag.
KI-Assistenten wie ChatGPT, Claude oder Gemini sind in vielen Schweizer Büros längst angekommen. Die spannende Frage ist nicht mehr „ob", sondern „wofür konkret". Wer gute Prompts kennt, holt aus den Werkzeugen ein Vielfaches mehr heraus — und macht aus digitaler Transformation echte Produktivität.
Wir haben sieben Prompts zusammengestellt, die wir selbst regelmässig nutzen und die in Workshops bei Kundinnen und Kunden zuverlässig funktionieren. Probieren Sie sie aus, passen Sie sie an Ihren Kontext an, und entwickeln Sie sie weiter.
1. Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix priorisieren
Geben Sie der KI Ihre To-do-Liste und bitten Sie sie, jede Aufgabe in eine der vier Kategorien der Eisenhower-Matrix zu sortieren: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, weder dringend noch wichtig. Auf einen Blick sehen Sie, was Sie sofort tun müssen, was Sie planen, delegieren oder streichen können.
2. Projekte in Schritte zerlegen und visualisieren
Beschreiben Sie ein Vorhaben kurz und bitten Sie die KI, es in konkrete, umsetzbare Arbeitspakete zu zerlegen, Zeitschätzungen vorzuschlagen und Abhängigkeiten als Gantt-Diagramm oder Tabelle darzustellen. Sie bekommen einen Erst-Plan, den Sie mit Ihrem Team verfeinern können — perfekt für datengetriebenes Projektmanagement.
3. Zeitfresser identifizieren und ausschalten
Bitten Sie die KI, Ihnen die typischen Produktivitätskiller im Büroalltag zu nennen — ständige E-Mails, unnötige Meetings, Multitasking, Perfektionismus — und für jeden eine konkrete Gegenstrategie zu liefern. Das Ergebnis ist eine kompakte Checkliste, die Sie sofort auf Ihren Wochenplan anwenden können.
4. Entscheidungen strukturiert vorbereiten
Wenn Sie vor einer beruflichen Entscheidung stehen, lassen Sie die KI passende Frameworks vorschlagen: Entscheidungsbaum, Pro-und-Kontra-Liste, Eisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip oder SWOT-Analyse — je nach Art der Entscheidung. Die KI gewichtet die Optionen, Sie behalten die Letztentscheidung. So treffen Sie schneller fundierte Urteile, ohne in Bauchgefühl-Mustern hängenzubleiben.
5. Den Tag realistisch takten
Geben Sie der KI Ihren Kalender für morgen und bitten Sie sie, Ihre Aufgaben in Blöcke für Deep Work, kommunikative Arbeit, Pausen und Feinschliff einzuteilen. Eine realistische Tagesstruktur entsteht, die Pufferzeiten respektiert und nicht jedes Slot mit anspruchsvollen Aufgaben überlädt — und damit nachhaltig durchhaltbar bleibt.
6. Im Homeoffice motiviert bleiben
Wer im Homeoffice arbeitet, kennt das Auf und Ab der Motivation. Fragen Sie die KI nach konkreten Strategien für tägliche Motivation: feste Startzeiten, kleine Rituale, bewusste Pausen, ein klares Arbeitsende. Die Empfehlungen sind selten überraschend, aber die Strukturierung in einer kompakten Liste hilft, dranzubleiben.
7. Meetings und E-Mails vorbereiten oder zusammenfassen
Bitten Sie die KI, ein Meeting-Briefing zu strukturieren — Ziel, Teilnehmende, offene Fragen, gewünschte Entscheidungen — oder eine längere E-Mail-Konversation in ein Management-Summary mit Kernaussagen, offenen Punkten und To-dos zu verdichten. Beides spart Minuten pro Vorgang, die sich im Wochen-Total schnell zu Stunden aufsummieren.
Mit diesen sieben Prompts bringen Sie Struktur, Effizienz und Leichtigkeit in Ihren Büroalltag. Wichtig: behandeln Sie die KI-Vorschläge nicht als Endprodukt, sondern als ersten Entwurf, den Sie mit eigener Urteilskraft prüfen und anpassen. Genau in dieser Kombination — KI-Geschwindigkeit plus menschliche Bewertung — entsteht echter Produktivitätsgewinn.
Wenn Sie tiefer einsteigen wollen: in unserem Workshop „KI-Tools im Arbeitsalltag" gehen wir genau diese Pattern in drei Stunden durch, mit Ihren konkreten Aufgaben und Ihrem Stack. Mehr dazu auf unserer Workshops-Seite.